英語で履歴書を作成する際に知っておきたい4つのポイント


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はじめまして。ライターの htby と言います。これまで 8 年ほど人材紹介会社に勤めていましたが、このほど独立してフリーランスのライターになりました。そこで得た知見をもとに、「英文履歴書の書き方」についてご紹介していきたいと思います。

1.日本の履歴書の英訳ではダメ?英文履歴書とはこんなもの

スピード翻訳」にはさまざまな翻訳案件が寄せられますが、その中で「履歴書」の翻訳依頼もよくある案件の一つです。」

日本で英文履歴書が必要になるのは、外資系企業や海外企業へ就職・転職をする場合が多いでしょう。ワーキングホリデーの渡航先でアルバイトをするために必要になるケースもあるかもしれませんね。また、働くためだけでなく、例えば海外へ MBA 留学する場合の出願時に求められることもあります。

英文履歴書と聞いて、みなさんはどんなものを思い浮かべるでしょうか?普通は「履歴書」と言ったらこんな書類を想像すると思います。

実際、このような履歴書を埋めて翻訳依頼をしてこられる方も少数ではありますが、過去にいらっしゃいました。でも実は、日本の「履歴書」を英訳したものがそのまま「英文履歴書」になるわけではないんですね。日本で言うところの「履歴書」に書く内容と「職務経歴書」を合わせて一つにまとめた書類が、いわゆる「英文履歴書」だと考えていただくとよいと思います。

英文履歴書は、北米では Resume(レジュメ)と呼ばれたり、英国をはじめオーストラリア、ニュージーランド、ほかヨーロッパ諸国では CV(シーヴィー/ラテン語 curriculum vitae の略)と呼ばれます。

Resume と CV では多少、内容・構成要素が異なるのですが、書類の体裁としては同じです。いずれも日本の履歴書のように市販されている定型の用紙に書き込むのではなく、MS-Word などのワープロソフトで一から作ります。自身の連絡先から学歴・職務経歴の詳細までを 1 ~ 2 枚にまとめたもの(もちろん英語で!)、これが英文履歴書になります。日本の履歴書は手書きで記入するのが一般的ですが、英文履歴書の場合、手書きは NG です。

実物はこんな形になります。

用紙サイズは、A4 サイズでよいでしょう。北米在住者が現地企業に応募する場合はレターサイズを使うのが一般的ですが、日本で外資系企業に提出する場合などは A4 サイズで構いません。紙質も、通常は上質紙・透かし(watermark)入りの厚紙がよいとされていますが、国内で提出する場合は比較的厚手のコピー用紙で OK です。

※ A4 = 横 210 mm × 縦 297 mm / レターサイズ = 横 8.5 インチ × 縦 11 インチ(横 215.9 mm × 縦 279.4 mm)

 レターサイズの方が A4 よりも若干横に長く、縦に短く、北米では一般的なサイズです

書体(フォント)は基本的に自由ですが、あまりクセの強くないフォントがよいでしょう。欧文フォントには、和文フォントの明朝体に相当する Serif とゴシック体に相当する Sans-serif があります。

Serif なら Times New Roman、Sans-serif なら Arialが好まれます。文字の大きさは 12 ~ 14 pt、どんなに小さくても 11 pt にとどめておくと、読み手が見やすいでしょう。文字色は黒もしくは濃いグレーの一色です。強調したい語に色を付けるなどの装飾は控えましょう。

転職(職務経験がある人)の場合、英文履歴書に記載する基本的な項目は以下の通りです。

 - Personal Information (名前と連絡先)

 - Objective (希望職種)

 - Summary (職歴の要約)

 - Work Experience (職務経歴)

 - Education (学歴)

 - Certificates (資格・免許)

 - Reference (照会先・推薦者)

逆に、日本の定型の履歴書にある以下の項目は通常は記載(添付)しません。国によっては求められる場合もありますが、アメリカではこれらの情報で採否を判断することは就職差別につながるとされるため、記載しないのが一般的です。

 - 顔写真

 - 誕生日・年齢

 - 性別

 - 高校以前の学歴

 - 配偶者・扶養家族の有無

 - 通勤時間

 - 健康状態

日本人が英文履歴書を提出する場合、応募先企業はあなたの職歴や強みを知るだけでなく、英語力をはかる材料として捉えます。また、日本語の履歴書や職務経歴書で誤字・脱字が多ければ仕事の正確性を疑われかねませんが、それは英文履歴書であっても同じことです。

英語での面接では、仕事に支障のないコミュニケーションがとれるかどうかが重視され、細かい文法ミスなどには割と寛容なのですが、英文履歴書については話は別です。実は英語ネイティブでも、resume に関しては英語力の高い人やエージェントにチェックしてもらったり、レジュメ作成代行業者に依頼している方が多いようです。あなたが作成する場合も、第三者、できれば英語ネイティブにチェックしてもらうなどして、完璧を期しましょう。

2.いきなり英文履歴書を作り始めるのは NG。日本語で職務経歴を棚卸ししてみる

「英文履歴書の提出が必要」と言われたら、英語があまり得意でない人はそれだけで焦ってしまいますよね。でも、いったん落ち着きましょう。英語を心配するより、先にすべきことがあります。

最初にお断りしますと、今回は、具体的な「英文履歴書の書き方」の話も英語もほとんど出てきません。その前段階で必要な、「職務経歴(キャリア)の棚卸し」のやり方、考え方をご紹介します。

英文履歴書が必要になる場面で最も多いのは、やはり「転職」の時でしょう。人事・採用担当者の最大の関心事は、応募者の経歴の中身です。その人の経歴から、「何ができるのか」「どんなことが得意なのか」を読み取って、自社が募集しているポジションに就いたらそれらを活かして業績に貢献できそうかを判断したいと考えています。どんなに正しい英語で書かれていても、自分を売り込む内容になっていなければ、応募書類として用をなしません。

英文履歴書は、A4 用紙で 1 ~ 2 枚のボリュームに収めるべきものですが、あなたのすべての職務経験を書き並べていては、とても 2 枚では書き切れないでしょう。そこで、英文履歴書にまとめる際には、応募するポジションに関連する経歴やスキルに重点を置いて記載する必要があります。関連性の低いものは端的にまとめるか、記載しないという手もあります。日本の履歴書の場合は経歴をすべて記載しないといけませんが、英文履歴書では、募集ポジションに関連のない経歴やアルバイト的なものは必ずしも書かなくてよいのです。

自分の経歴のどこに重点を置いてアピールするのか。それを決めるために、キャリアの棚卸しをして、自分の「強み」を見いだす作業が必要になります。「強み」なんて言われると、「そんなのあったっけ?」と思われるかもしれませんが、仕事を一生懸命やってきた人に、「強み」がないなんてことはありません。やり方は、以下のように、これまでに経験した仕事を思い出して、書き出していくだけの簡単な作業です。

 1.勤めた会社、所属部署と在籍期間

 2.勤めた会社について、事業内容、設立年、従業員数などを、所属部署については、何という部署に、いつからいつまで在籍したかを書き出しましょう。

 3.どんな仕事をしてきたか

 4.1 で書き出した在籍部署ごとに、実際に行ってきた業務を箇条書きでよいので書き出してみましょう。「期間が決まっている、プロジェクト型の仕事」「継続的な仕事・ルーティンワーク」「大きくない単発の仕事」などタイプが異なる仕事があると思いますが、小さい単位の仕事でも、その仕事を通じて自分が「成長できたな」と思う仕事であれば、すべて書き出します。書く際は、「誰に対して」「何を提供したか」を意識して付け加えておきます。「誰に対して」は顧客だったり、社内の人や部署だったりしても構いません。

 5.それぞれの仕事の目的・行動・成果

 6.2 で挙げた業務について、それぞれ「どんな目的・必要性があってその業務をしたのか」「自分の行動や、仕事をする上で工夫したこと」「どんな成果をあげたか」を書き出しましょう。目標や実績など、数字で表せるものがあれば、それも書いておきましょう。

 7.それぞれの仕事から何を得たか

 8.仕事を通じて新たに身につけた、あるいは伸ばせた「知識」「スキル」をそれぞれ書き出してみます。

ここまで職務経験=キャリアを要素分解して、見わたすことができれば、応募したいポジションに活かせる自分の「強み」が見えてくるのではないでしょうか。少なくとも、これから英文履歴書を作成するのに必要な材料は、すべて机の上に乗っている状態と言えます。

英語のライティングが得意な人は、ここから自分で英文履歴書を作成できるかもしれません。ただ、誰かに翻訳してもらおうと考えている人は、もうひと手間かける必要があります。それは、日本語で職務経歴をまとめる作業です。

職務経歴の翻訳を依頼する際に気を付けなくてはいけないことがあります。それは、翻訳者は、あなたが応募するポジションに対し、経歴の中の何に重点を置いてアピールするのかを決められない、ということです。そこで、翻訳を依頼する一歩手前の準備作業として、英文履歴書のフォーマットに沿った日本語のテキストを用意しなければなりません。

ここで棚卸しした材料は、英文履歴書の構成要素の中の「Objective(希望職種)」「Summary(職歴の要約)」「Work Experience(職務経歴)」に収めていくことになります。

3.英文履歴書のフォーマットは自分のキャリアに合ったものを選ぶ

次に、英文履歴書の翻訳を誰かに依頼することを想定して、前項で棚卸しした材料(日本語のもの)を、英文履歴書のフォーマットに合わせてまとめていきます。そのために、まずは自分のキャリアに適した英文履歴書の形式を選びます。そして選んだ形式に沿って、翻訳しやすい形に職務経歴をまとめます。

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■ 3 つの形式の中から自分のキャリアに適したものを選ぶ

英文履歴書のフォーマットには、「Work Experience(職務経歴)」部分の書き方によって、3 つの形式があります。Chronological(年代順)、Functional(職務別)、その両者を合わせたCombination(混合式)と呼ばれる形式です。

それぞれ、どのような形式で、どんなキャリアを記述するのに向いているのでしょうか。一つずつ見ていきます。

Chronological (年代順)

いわゆる「時系列」で、職歴を並べる形式です。日本の「履歴書」には、勤めた会社、所属部署などを古いものから順に記述しますが、この「年代別」の英文履歴書では、勤めた会社、所属部署に加えて、そこで担当した業務の内容や実績を、新しいもの(最近のもの)から順に時系列で記載します。

時系列で並べた時に、キャリアに一貫性があると見なされやすい職歴の人、例えば、同じ業界でキャリアを積んできた人や、業界は変わっても同じ職種・近い職種で着実にキャリアを積んできた人に向いている形式です。

その半面、転職回数が多い人や、長期間ブランクがある人の場合は、時系列に並べるとそれらが目立ってしまうので、あえて「年代順」を選ぶ必要はないでしょう。また、最近の職歴を一番上に書くことになるため、応募するポジションと直近の職務の関連性が薄い場合も、別の形式を選ぶほうがよいでしょう。

Functional (職務別)

「function」には「職務、役割」といった意味があります。「職務別」形式は、経歴を順番通りに並べるのではなく、これまで従事してきた職務(職種)単位で、経験した業務内容や実績を記述する形式です。例えば、「営業職」「営業企画」「マーケティング担当」などの職種を項目として立てて、それぞれの職種での経験や実績を書くといった具合です。

その場合、応募するポジションで活かせる要素が多い職種ほど、より上に記載するとよいでしょう。そして英文履歴書の最後に、「Work History(職歴)」欄を設け、会社名、ポジション、雇用期間だけを記載します。 職務ごとに記載することでその人のスキルや業績が強調されるため、採用担当者が「この人は何ができるのか」を一目で理解することができます。いまの職種から別の職種に移りたいと考えている人や、転職回数が多い人、キャリアにブランクがある人に向いていると言えるでしょう。また、仕事以外のボランティア活動などで得たスキルがある人は、それを記載することも「職務別」なら記載可能です。

Combination (混合式)

「年代順」と「職務別」の“いいとこ取り”をして組み合わせたものが「混合式」です。書面上、先に「職務別」のスタイルで、経験した業務内容や実績を記載します。その後に、年代順で職歴を記載します。

上の 2 つの形式のメリットを組み合わせているわけですから、この形式にデメリットはあまりありません。強いて言えば、「職務別」の記載内容と「年代順」の記載内容で重複することがあるので、全体として長くなってしまわないよう注意が必要です。年齢が高く職歴が長い人は、「職務別」形式を選んだほうがすっきりとまとめられるかもしれません。

<形式を選ぶときのポイント>

紹介した 3 つの形式の中では「年代順」が一番昔からある形式のため、伝統的な会社では「年代順」が好まれる傾向があります。ただ現在では、そこまで気にする必要はないでしょう。より自分の強みをアピールできる形式を選ぶことのほうが大事です。

前項で、「英文履歴書は、応募するポジションに関連する経歴やスキルに重点を置いて記載する必要がある」とお伝えしました。そして、重点を置く経歴・スキルは、できるだけ英文履歴書の最初のほうに記載したほうが、採用担当者へのアピールとして効果的です。採用担当者が、多数の英文履歴書を並べて比較検討する際に、先頭から最後までじっくり目を通したりはしないからです。そう考えた時に、あなたの一番のセールスポイントを最も魅力的に見せられる形式はどれでしょうか?

■仕上がりイメージに合わせて職務経歴をまとめる

英文履歴書に記載する基本的な項目は以下の項目だとお伝えしました。

 - Personal Information (名前と連絡先)

 - Objective (希望職種)

 - Summary (職歴の要約)

 - Work Experience (職務経歴)

 - Education (学歴)

 - Certificates (資格・免許)

 - Reference (照会先・推薦者)

しかし、Personal Information、Education、Certificates、Reference については、記載するのは会社名や学校名などの固有名詞、住所など翻訳しようのない情報なので、今回は言及しません。

Objective、Summary、Work Experience の 3 項目についてのみ、何をどう書けばよいかを説明します。 Objective と Summary は、上記 3 つの形式のどれにも共通する要素です。つまり、Work Experience の部分だけが、形式によって異なります。

「年代順」を選んだ場合は、最近の経歴から時間軸に沿って記載していきます。「職務別」を選んだ場合は、タイトルを Professional Experience としておくと、職務別に書かれていることが採用担当者にも分かりやすいでしょう。

イメージしやすいように、簡単なフォーマット(Word ファイル)を上げておきます。ダウンロードしてお使いください。

ここまで仕上がりイメージに近い形で、日本語でまとめられれば、翻訳を誰かに依頼するにしても、自分で英訳するにしても、過不足なく情報を盛り込むことができるはずです。ぜひトライしてみてください。

4.一般的な英文法とは少し違う。英文履歴書の英語、基本ルール

最後に、日本語を英語に訳す場合に気をつけたい英文履歴書に特有の記述ルールや、Tips を紹介したいと思います。

例えば「resume sample」などのキーワードでWeb検索すると、英文履歴書のサンプルが多数出てきます。それらを見てみると、私たちが学校で習ってきた英語の文法に則っていない文法が多く用いられていることに気づくでしょう。 英文履歴書は、就職・転職・入学などの選考に使われる目的のはっきりした書類ですし、限られた紙幅の中で簡潔にまとめることが良しとされるため、このような独特な文法が用いられています。どのような点が英文履歴書に特有のルールなのか、例を挙げながら説明していきたいと思います。

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■ 人称代名詞、定冠詞/不定冠詞は省略。文を動詞から始める

英文履歴書を構成する要素の中で「文」が必要なのは、主に Objective(希望職種)、Summary(職歴の要約)、Work Experience(職務経歴)です。Personal Information(名前と連絡先)、Education(学歴)、Certificates(資格・免許)、Reference(照会先・推薦者)については、殆どの場合、一般名詞・固有名詞を記載するだけですので文法を気にする必要はないでしょう。

英文履歴書に記載する「文」は、少しでも簡潔に、短くても伝わる文にするために、I (me)、we (us)、they (them) などの人称代名詞を使わずに記述します。また、定冠詞(the)と不定冠詞(a / an)も省略します。ただし、それらがないと意味が分からなくなるような場合は例外です。

主語を省略して、文を動詞から始める

 Handle all marketing and advertising budgets.

 Designed flexible training program for in-store employees.

通常の文法ならば、主語として文の最初、「Handle」や「Designed」の前に「I (私は)」が入りますが、英文履歴書の場合は上記の例のように動詞から文を始めます。学校では原則として「英語は主語を省略しない」というふうに教えられたかもしれませんが、英文履歴書に関しては主語を省略するということを覚えておいてください。

なお、現在就業中の仕事に関する動詞は現在形(または現在進行形)を用い、前職以前の過去の仕事内容については過去形で記載します。ただし、スキルを記載する場合などは、名詞(または名詞にかかる形容詞)の組み合わせで一文を作っても構いません。日本語で言うところの「体言止め」のようなものと言うと分かりやすいでしょうか。

英語の「体言止め」

 Strong communication and presentation skills.

 Knowledge of implementing and troubleshooting.

コツは、長い文をいくつも続けて記載するのではなく、一文を短くして要約を箇条書きで書くことです。

■ 数字はアラビア数字で表記

改まって「アラビア数字」と言われると「どんな数字だったっけ?」と思われるかもしれませんが、要するに「0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9」の文字で表記される数字のことです。ちなみに「ローマ数字」は「Ⅰ, Ⅱ, Ⅲ, Ⅳ, Ⅴ…」のような数字のことです。

通常の英文では、1 桁の数字や文頭の数字はスペルアウト(spell out : 数字ではなく、英単語で表記)することが多いですが、例えば「three years」ではなく「3 years」、「five million」ではなく「5,000,000」と記しましょう、ということです。また「営業経験 5 年以上」と書く場合は「over 5 years」と書いても間違いではありませんが、英文履歴書では「5+ years」のように表記されることが多いようです。

数字はアラビア数字で

 Achieved JPY 50,000,000 sales in 2015.

 5+ years sales experience in IT industry.

細かいことのように思えますが、数字をアラビア数字で表記することで、アピールのポイントとなる売上や経験年数などの数字が文章の中に埋もれず、読み手の目に止まりやすくなります。

■ 経験・実績をポジティブに表現する Action Verb を使う

英文履歴書特有のルールとして「動詞から文を始める」ことを紹介しましたが、採用担当者に対してより効果的にアピールするために、動詞(Verb)の中でも、よりあなたの経験や実績をポジティブに見せられる Action Verb(動作動詞)を用いるようにしましょう。具体的には、以下のような動詞です。

 - Accomplished 成し遂げた

 - Achieved 達成した

 - Built 構築した

 - Improved 向上した

 - Completed 完了した

 - Contributed 貢献した

 - Collaborated 協働した

 - Gained 獲得した

 - Integrated 統合した

 - Launched (事業などを)立ち上げた

 - Maximized 最大化した

 - Organized 組織した

 - Raised 上昇させた

 - Succeeded 成功した

 - Upgraded 品質を改良した

 - Won 勝ち取った

これらは、Action Verb のごく一部です。特に「この動詞が Action Verb だ」と決まっているわけではありませんが、「Action Verb」でWeb検索すれば、英文履歴書で実際に使われることが多い Action Verb を数多くまとめているサイトが見つかるはずですので、あなたの経歴をよりポジティブに表現できる動詞があるか、探してみてください。

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Originally published on the QuickTranslate Blog.

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